Parempaa yhteistyötä

Kokosin alle ajatuksia, jotka mielestäni auttavat hahmottamaan, miten yhteistyötä voisi tehdä tolkullisemmin. Niitä kootessani minulla oli aivan erityisesti mielessä yksi ohjattavaani, sanotaan hänen nimekseen vaikka Sampsa. Kerron hänen tarinansa alkuun. Jos sinua ei kiinnosta konteksti, josta tolkullisemman yhteistyön ainesten etsiminen lähti liikkeelle, voit suoraan hypätä bloggauksen loppupuolelle.

Sampsa on töissä luovalla alan organisaatiossa. On oikeastaan yhdentekevää mitä hän tarkkaan ottaen tekee, mutta voit kuvitella, että hän työskentelee vaikka satelliittien komponentteja valmistavassa yrityksessä, tai että hän suunnittelee työkseen tietokonepelejä. Yhtä hyvin hän voisi työskennellä vaikka teatterissa valo- tai pukusuunnittelijana. Näissä kaikissa työympäristöissä tehdään luovaa työtä yhteistyössä. Niissä rakennetaan jotain, mitä ei ole juuri sellaisena koskaan aiemmin ollut olemassa. Kaikissa näissä työympäristöissä työ rakentuu ajalliselta kestoltaan suhteellisen pitkiksi ja usein limittäin alkaviski ja päättyviksi projekteiksi, joissa lopputulos syntyy monenlaisten vaiheiden jälkeen useiden eri alojen erikoisosaajien yhteistyönä.

Sampsa ja hänen työkaverinsa ovat siis läpensä rutinoituneita tekemään työtä yhdessä ja toistensa osaamisen nojaten. Työt tehdään aikataulussa ja työn laatu pysyy yllä (riittävän) selkeän työnjaon ja rutinoituneiden prosessien avulla. Roolit ja tutut prosessit auttavat hahmottamaan kuka tekee, mitä ja milloin. Työn laatua varmistaa myös se, että työntekijät huolehtivat omasta osaamisestaan ja haluavat tehdä työnsä hyvin. Nämä ovat kaikki tärkeitä asioita, jotka tuntuvat tässä organisaatiossa olevan kutakuinkin kunnossa.

Sampsa kuitenkin tuo työnohjaukseen usein käsiteltäväksi tilanteita, joissa yhteistyön toimimattomuus turhauttaa häntä. Joskus yhteistyö tuntuu konemaiselta ja Sampsa kokee, että työn yhteinen tulos rakentuu palasista, jotka kuitenkin kukin tekee yksin. Yhteistyö ei tunnu ”aidolta”. Sampsa toteaa usein ”meillä ei sitten osata kyllä pitää palavereita” tai  ”meillä tää yhteistyön tekeminen on ihan lapsenkengissä.” Ehkä muutkin kuin Sampsa näkevät, että yteistyö voisi sujua paremminkin, sillä työyhteisössä on alkanut viritä aloitteita aiempaa tiiviimmän, syvällisemmän ja merkityksellisemmän yhteistyön organisoinnista. Osittain yhteistyön syventäminen nähdään vastauksena organisaatioon kohdistuviin paineisiin ylittää nykyistä osaamista ja keksiä keinoja pysyä mukana oman alan kehityksessä. Koetaan, että uudenlaisten työn tulosten syntymistä varten pitää luoda myös uudenlaisia prosesseja. Lähiaikoina tiiviistä tiimityöskentelystä on saatu hyviä kokemuksia ja se nähdään toimintatapana, jonka toivottaisiin leviävän organisaatiossa.

Taistelua paikasta auringossa vai mielekästä yhteistoimintaa?

Sampsa on vastikään nimetty mukaan projektiin, jossa uudistetaan yksi organisaation tutuista ”tuotteista”. Tällä kertaa uudistusprosessi on organisoitu eri tavalla kuin aiemmin. Sampsa on tottunut työskentelemään suhteellisen itsenäisesti ja omaa työtään projektiin ja sen hierarkiaan kytkien. Nyt hänen tehtävänsä on työskennellä kolmen henkilön tiimissä ja tämän tiimin työ tuottaa projektin keskeisen lähtökohdan. Uusi asia on myös se, että uudistushankkeessa keskeiseksi tavoitteeksi otetaan käyttäjälähtöisyys, eli millaisia merkityksiä käyttäjä tuotteelle antaa ja miten käyttäjä tuotteen kokee.

Sampsa huomaa, että hänellä on sekä toiveita että pelkoja tiimityötä kohtaan. Hän on huolissaan siitä, saako tiimissä ääntään kuuluville. Sampsa pelkää ideoidensa jäävän jalkoihin, jos toiset ovat voimakkaita ja itsevarmoja. Hän myös epäilee (kuten monet luovaa työtä tekevät projektien alussa) mahtaako hän saada yhtään hyvää ideaa. Hän pelkää, että yhteistyössä paljastuu, miten huonoja ideoita hänellä on, miten hidas hän on jne. Hän uumoilee, että tiimin toiminnasta tulee jonkinlaista valtakamppailua, jossa katsotaan kuka saa päättää, millainen työn lopputuloksesta tulee. Hän miettii paljon reviirejä ja varpaita. ”Astunko jonkun varpaille, jos ehdotan tällaista? Entä jos joku tulee mun tontille häärämään, kestänkö sitä?” Hän orientoituu kamppailemaan omasta tilasta ja vaikutusvallasta tiimissä ja on väsynyt jo pelkästä ajatuksesta.

Toisaalta tiimityöskentely herättää myös innostusta ja mielenkiintoa Sampsassa. Hän on huomannut, että hänestä on innostavaa työskennellä yhdessä esim. ideoita pallotellen. Hän kokee, että yhteistyössä oma työ tulee näkyväksi ja arvostetuksi. Hän tietää, että tiimin toisilla osapuolilla on osaamista, näkemyksiä ja ideoita, joihin hän haluaa tutustua tarkemmin. Hän on avoin oppimaan toisilta ja oppiminen ja kehittyminen työssä on hänelle merkityksellistä. Hänellä on toive, että yhteistyön lopputulos voisi jollain merkillisellä tavalla olla enemmän kuin yksittäisten tekijöiden panosten summa. Häntä innostaa käyttäjälähtöisen suunnittelun idea. ”Vihdoinkin fokukseen tulisi se, kenelle näitä hommia tehdään.” Käyttäjälähtöisyys voisi tuoda tiimin jäsenet yhteisen ahjon ääreen; se voisi olla se hiili, johon yhdessä puhalletaan.

Miten Sampsa voisi omalta osaltaa huolehtia siitä, että yhteistyö kallistuisi enemmän mielekkään yhteistoiminnan suuntaan kuin valtakamppailuksi? Olisi hauska kuulla muiden ideoita asiasta. Tässä on minun listaukseni, mihin Sampsan ja tiimin muiden jäsenten kannattaisi erityisesti kiinnittää huomiota.

IMG_2366

Aineksia merkityksellisempään yhteistyöhön

Yhteistyön raameista sopiminen. Kannattaa puhua ääneen ja kunnolla, mitä yhteisellä toiminnalla tavoitellaan, eli mikä on tiimin tehtävä. Tässä voi auttaa se, että tiimin tehtävä on uusi. Voidaan pohtia, mitä ”käyttäjälähtöisyys” kullekin tarkoittaa. Voi tuntua saivartelulta aloittaa työskentely tästä. On kuitenkin erittäin yleistä, että tiimin jäsenillä on hyvinkin erilaisia tulkintoja siitä, mikä on tiimin tavoite ja miten sen on tarkoitus työskennellä. Usein myös ryhmän jäsenet olettavat muiden tietävän ryhmän tehtävän paremmin, eivätkä halua ilmaista tietämättömyyttään. Tiimin toimintaa aloitettaessa on myös luontevaa puhua erilaisista odotuksista ja koemuksista tiimityöhön ja yleensä yhteistyöhön liittyen. Voit esimerkiksi ottaa esiin toiveen siitä, että ryhmän yhteistyö olisi dialogista yhteiskehittelyä pikemmin kuin ideoiden kilpalaulantaa, jos tämä toiveesi on. Tiimiä aloitettaessa on myös hyvä keskustella ryhmän työskentelyn konkreettisista raameista: milloin tavataan, missä, ketä on paikalla, miten työskennellään, milloin yhdessä milloin itsenäisesti, kutsutaanko ryhmään vierailijoita.

Kuunteleminen ja kokemus, että tulee kuulluksi ovat tärkeimpiä tiimin jäsenten välistä luottamusta rakentavia asioita. Ja luottamus on kaikki kaikessa, jos tiimi haluaa ponnistaa valtakamppailusta luovaan yhteiskehittelyyn. Kuuntele siis ja pyydä toisia kuuntelemaan. Mieti saivatko kaikki vuoron puhua rauhassa ja tulivatko kaikki kuulluiksi. Kuuntele kunnes ymmärrät, mitä toinen tarkoittaa, mitä se mistä hän puhuu, merkitsee hänelle. Kuuntele avoimena, uteliaana ja suurella mielenkiinnolla kaikkea, mitä sanotaan. Mieti, mitä se mitä kuulet tarkoittaa tehtävänne kannalta. Pysähdy ryhmässä esitettyjen ajatusten ja ideoiden äärelle: ”Tällainen ehdotus. Tällainen ajatus. Kiinnostavaa. Millainen tämä nyt tarkkaan ottaen on?” Jos on vaikea saada kiinni toisen ajatuksista ja ideoista, aina voi tehdä kysymyksiä: ”Mitä tarkoitat tällä kun sanot…? Kerrotko tarkemmin tästä? Oisko sulla jotain esimerkkejä? Tarkoitatko tätä? Ymmärsinkö oikein?” Kysymykset voivat tulla avuksi myös silloin kun sinulla on vaikeuksia saada muita kuuntelemaan omia näkemyksiäsi tai ideoitasi: ”Haluaisin kuulla, mitä ajatuksia sulle tästä tuli. Ymmärstittekö, mitä tarkoitin? Kerronko tästä lisää? Tuleeko teille tästä jotain esimerkkejä mieleen? Kerro, miltä tämä susta tuntuu.”

Hidasta näkemyksen muodostamista. Ryhmissä joissa ideoidaan, suunnitellaan ja ratkaistaan ongelmia yhdessä, suuntaudutaan helposti arvioimaan ideoita nopeasti. Hyvän ja huonon idean leimat läjähtävät päälle tuossa tuokiossa. Tässä hukataan monia mahdollisuuksia. Saatetaan ottaa jokin idea lähtökohdaksi ennen kuin kaikkia ideoita on edes kuultu. Saatetaan menettää mahdollisuus yhdistää useiden ideoiden hyviä puolia, kun jokin idea on leimattu mahdottomaksi. Voi olla että on vaikea hyväksyä jotain ideaa, koska se tuli väärältä ihmiseltä. Olisi hyvä myös välttää omien ideoiden leimaamista hyviksi tai huonoiksi. Jos on liian kiintynyt omaan ideaan, siihen saattaa suhtautua mustasukkaisesti eikä uskalla antaa niitä yhteiskehittelyn käyttöön. Toisaalta jos edellyttää itseltään, että yhteiskehittelyyn tuotavien ideoiden täytyy kaikkien olla hyviä, voi itsesensuuri suodattaa paljon kehittelemisen arvoista materiaalia. On erittäin haastavaa hidastaa näkemyksen muodostamista ja oppia käsittelemään ideoita ”vain ideoina” (ei hyvinä ja huonoina, minun ja sinun ideoina). On vaikea säilyttää tila, jossa pysytään uteliaina ja ihmettelevinä eikä kiiruhdeta perille. Omien ideoiden ja ideointikyvyn antamineen yhteiseen peliin tekee meistä haavoittuvia, sillä joku voi hyötyä yhteisestä työstä enemmän kuin muut. Tämän vuoksi luovan yhteiskehittelyn perusta on luottamus ja ilman luottamusta näkemyksen muodostamisen viivyttäminen ei oikein luonnistu.

Laita itsesi peliin omana itsenäsi. Kaikki luova työ perustuu siihen, että sen tekijä laittaa peliin jotain ainutlaatuisesta itsestään. Tämän vuoksi luova työ on niin palkitsevaa ja samalla niin haavoittuvaa. Luovan yhteiskehittelyn edellytyksenä on, että laitamme yhteistyössä itsemme likoon ja uskallamme olla ryhmässä rennosti omana itsenämme. Kukaan muu kuin Sampsa ei voi antaa juuri Sampsan panosta yhteistyöhön. Kyse ei ole vain siitä, että hän tuo tietyn erityisalan osaamisen ryhmään, vaan siitä, että hän tuo ryhmään itsensä juuri sellaisena kuin hän on. Niin se vain on. Siksi tiimissä pitäisi kaikilla olla tilaa ilmaista itseään omin sanoin, niin suoraan ja aidosti kuin mahdollista.

On innostavaa työskennellä ihmisten kanssa, jotka laittavat itsensä kokonaisvaltaisesti peliin, säästelemättä paukkuja, pelkäämättä väärässä olemista ja epäonnistumista. Sen lisäksi siis, että laitat itsesi peliin, sinun on hyvä kaikin tavoin tukea muita olemaan aitoja ja suoria. On tärkeää nähdä ja tunnistaa ihminen silloin, kun hän tulee näkyviin rooliensa takaa. Meillä kaikilla on kokemusta siitä, että laitamme itsemme peliin emmekä tulekaan kuulluksi ja nähdyksi, tai ideamme joutuvat suin päin torpatuiksi. Ehkä päätämme silloin, emme tee sitä uudestaan ja pysymme jatkossa piilossa, tai alamme tuoda ideamme vain valmiina ja pureskeltuina esiin. Jos kuitenkin näet, miten harvinaista toisen utelias kuunteleminen ja näkemyksen muodostamisen hidastaminen on, voit hahmottaa tämänkin tilanteen toisin. Ideat eivät tule torjutuisksi tai jää vaille huomiota siksi, että ne ovat huonoja tai niiden esittäjä tyhmä, vaan pääasiassa siksi, että ideoita käsittelevästä ympäristöstä puuttuu luovan yhteiskehittelyn osaamista.

Syvällisen ja merkityksellisen luovan yhteiskehittelyn rakentamisessa kaikilla edellä luetelluilla tekijöillä on suuri merkitys. Varmasti voidaan myös hahmotella lisää tärkeitä näkökulmia, jotka tulisi ottaa huomioon. Kun toive tolkullisemmasta ja merkityksellisemmästä yhteistyöstä viriää, voi tuntua lannistavalta ajatella, että kaikesta tästä tulisi alkaa huolehtia kerralla. On myös todennäköistä, että työyhteisön toimintakulttuurin tottumukset johdattavat jatkuvasti toimimaan näitä ideoita vastaan parhaista yrityksistä huolimatta. Sepä ei haittaa mitään. Raameista sopiminen, kuunteleminen, näkemyksen muodostamisen hidastaminen ja itsensä peliin laittaminen ovat jokainen yksistäänkin  niin voimakkaita yhteispelin muuttajia, että minkä tahansa näistä vahvistaminen muuttaa yhteistoimintaa dialogisempaan suuntaan. Voit siis keskittyä ensimmäisenä yhteen ja katsoa, mitä tapahtuu.

Lähteitä

*Nämä idikset perustuvat suurelta osin William Isaacsin kirjaan Dialogue: The Art of Thinking Together. Suomeksi dialogisen yhteistoiminnan rakentamisesta on kirjoitettu Aretain työnohjaajien julkaisemassa kirjassa: Työnohjauksen käsikirja.

*Lisää tästä teemasta löytyy englanniksi esimerkiksi blogista Emotional competency ja suomeksi voit etsiä lisäluettavaa googlettamalla ”dialoginen vuorovaikutus”.

*Sanna Vehviläinen on myös omassa blogissaan pohtinut paljon yhteisöllisyyden rakentamisen keinoja. Voit kurkata vaikka bloggausta Yhteisöllisyyden top ten.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Voit käyttää näitä HTML-tageja ja attribuutteja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>